+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Соблюдение единообразного оформления по всему документу что это

Соблюдение единообразного оформления по всему документу что это

Письменные формы деловой коммуникации помогают становлению и развитию бизнеса, показывают сильные и слабые стороны профессиональной подготовки специалистов компании. Ошибки при составлении деловой документации Ошибка 1. Нет структуры документа. Любой официальный документ должен быть составлен в соответствии со строгой внутренней структурой: краткое вступление, суть основной, главной части и одно-два предложения заключения. При этом весь текст необходимо четко структурировать, разделив его на легко читаемые абзацы. В деловом письме следует обращаться к конкретному должностному лицу, указав его фамилию, имя, отчество и должность.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Основы делопроизводства

Как создать электронный журнал регистрации документов в Excel Правила оформления входящих документов схожи в большинстве компаний. Среди входящих писем нужно выделить те, которые не подлежат регистрации: реклама, информационные материалы для ознакомления, поздравительные письма и телеграммы.

Остальным же необходимо присвоить регистрационный номер. Нумерация может быть как валовой, так и дополненной определенными индексами. Это может быть индекс, характеризующий канал поступления, подразделение, осуществляющее регистрацию или любой другой индекс, облегчающий последующую работу.

Основное требование к регистрационному номеру — его уникальность. Многие компании вводят журналы учета входящих документов. В регистрационную форму такого журнала вносят дату поступления, исходящий номер отправителя и его наименование, вид документа и его краткое содержание. Входящую корреспонденцию с резолюцией уполномоченного лица передают исполнителю, а затем направляют в архив организации.

Образец журнала учета входящей корреспонденции Скачать журнал Правила оформления исходящих документов К исходящим относят документы , созданные в компании для последующей отправки за ее пределы: в другие организации или частным лицам. Правила оформления исходящих документов требуют их регистрации в день подписания или утверждения. Исходящая корреспонденция также обладает рядом обязательных реквизитов, которые облегчают ее учет.

В первую очередь это номер и дата подписания или утверждения, заседания или принятия решения. Участники процессов делопроизводства для исходящих писем Скачать 5 схем-маршрутов документов в журнале Регистрационный номер проставляют на первой странице документа. Он содержит порядковый номер, информацию о корреспонденте и исполнителях.

Кроме того, номер может содержать данные о структурном подразделении, индекс по номенклатуре дел и типовой код. Для удобства исходящую корреспонденцию разделяют на группы, имеющие единый вид и место регистрации. Так, например, объединяют приказы, распоряжения, служебные записки, акты, протоколы.

Для исходящих документов в организации может существовать отдельный журнал регистрации. В записи об исходящем письме указывают его номер и дату создания, адресата, краткое содержание, сведения о лице, подписавшем документ, отметку об исполнении, номер архивного дела.

Как создать электронный журнал регистрации документов в Excel Правила оформления входящих документов схожи в большинстве компаний. Среди входящих писем нужно выделить те, которые не подлежат регистрации: реклама, информационные материалы для ознакомления, поздравительные письма и телеграммы. Остальным же необходимо присвоить регистрационный номер.

Бывают случаи, когда документ необходимо отправить сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно: Генеральным директорам предприятий нефтяного комплекса При адресации внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.

Если документ адресован физическому лицу, то сначала указывают инициалы и фамилию получателя, а далее почтовый адрес: О.

Шепелевой ул. Тракторная, 15, кв. Андреевка, Игнатьевский р-н, Ульяновская обл. Возможно на документе указать не более четырех адресатов, при этом слово "копия" не указывается. Если адресатов больше, чем четыре, составляется список рассылки документа. Гриф утверждения документа Данный реквизит официального документа придает правовой или нормативный характер его содержанию. Указанный реквизит является обязательным при оформлении таких видов документов, как акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.

Документ может быть утвержден: должностным лицом руководителем ; изданием соответствующего распорядительного документа; коллегиальным органом. Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении. В случае двух или трех грифов утверждения они располагаются параллельно слева, справа на одном уровне и один под другим.

При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне. Резолюция Реквизит является обязательным для документов, требующих исполнения. Резолюция - это надпись на документе, проставляемая должностным лицом и содержащая указание руководителя о принятом им решении.

Указания по исполнению документа должны включать в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Реквизит резолюция занимает место справа в верхней части документа ниже реквизита "Гриф утверждения". Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Заголовок к тексту Заголовок текста - это краткое содержание документа.

Он располагается слева над текстом документа и обязателен для всех документов, оформляющихся на листах бумаги формата А4.

Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа: приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженеру-технологу, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставлении отпуска.

В конце заголовка точка не ставится. Объем реквизита не должен превышать пяти строк, в каждой не более 28 - 30 знаков. Отметка о постановке документа на контроль Этот реквизит проставляется на всех документах, которые требуют исполнения, и обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Для наглядности данный реквизит можно выделить другим цветом. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существуют типовой и индивидуальный сроки исполнения документа. Типовой - срок исполнения документа для группы типовых документов, например для обращений граждан, а индивидуальный - срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции.

Текст документа Текст документа является основным реквизитом документа, содержащим объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении. Текст документа согласно законодательству РФ и субъектов РФ о государственных языках должен быть представлен как на русском, так и национальном языке.

Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их: 1 в федеральные органы государственной власти; 2 в органы государственной власти субъектов РФ; 3 в организации, не находящиеся в ведении данного субъекта; 4 в организации, расположенные на территории других субъектов РФ. Тексты большого объема можно разбить на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые последовательно нумеруются арабскими цифрами.

Тексты большого объема обычно состоят из двух частей. В одной указываются причина, основание и цель составления документа, а в другой части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации. В документах приказе, распоряжении и т. В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа "постановляет", "решил".

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа "приказываем", "решили". Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа "слушали", "выступили", "постановили", "решили". В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений положении, инструкции , а также содержащих описание, оценку фактов или выводы акте, справке , используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа "отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят".

Если в тексте имеются таблицы, на них должны быть сделаны ссылки. Для повышения быстроты составления документов применяют трафареты, то есть документ содержит постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации. Отметка о наличии приложений Данный реквизит не относится к числу обязательных. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.

Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно, например: Приложение: на 3 л. Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов: Приложение: 1. Типовая инструкция по делопроизводству - на 2 л. Перечень документов с указанием сроков хранения - на 4 л.

На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается. Если документ направляют нескольким адресатам, а приложение к нему - не во все адреса, это отражают в отметке о наличии приложения: Приложение: на 3 л. На самих приложениях в правом верхнем углу проставляются отметка, где пишется слово "Приложение", арабскими цифрами номер приложения если их несколько , наименование, дата и номер основного документа: Приложение N 1 к приказу директора ООО "Атлантика" от В состав указанного реквизита входят: 1 наименование должности лица, подписавшего документ с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и без названия организации, если документ оформлен на бланке ; 2 личная подпись; 3 расшифровка подписи инициалы и фамилия.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.

Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне. Реквизит "Подпись" располагается под реквизитами "Текст" или "Отметка о наличии приложений" при ее наличии. Наименование должности печатается от границы левого поля; расшифровка подписи проставляется после 48 печатных знаков от границы левого поля. Документы должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь оставляемые в организации копии исходящих писем, в которых вместо подписей ставится отметка о заверении копии.

Документы коллегиального органа общего собрания участников акционерного общества, совета директоров и т. В документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии председатель, члены комиссии. Гриф согласования Для документов, подлежащих внутреннему или внешнему согласованию, этот реквизит является обязательным.

Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации внутреннее согласование , так и с должностными лицами других организаций внешнее согласование. К внешнему согласованию относится и согласование документа с общественными объединениями советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т.

При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем - гриф согласования. При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа в именительном падеже , его дату и номер. Реквизит "Гриф согласования" располагается ниже реквизита "Подпись", а если грифов согласования несколько, то их, как правило, располагают на отдельном листе согласования.

Визы согласования документа Этот реквизит документа отражает процедуру внутреннего согласования и указывает на согласие или несогласие заинтересованного должностного лица с содержанием документа. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи инициалы, фамилия и дату; при необходимости - должность визирующего. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Если в процессе подписания документа в него были внесены существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. Оттиск печати Печати бывают гербовыми и простыми.

Гербовая печать круглая, в центре расположено изображение герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Простые печати по форме могут быть круглыми, квадратными, треугольными и прямоугольными. На таких печатях нет изображения герба, а только название организации или ее структурного подразделения. Реквизит ставится на документы, требующие удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации: 1 гражданско-правовые договоры или контракты о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, производстве работ и т.

Отметка о заверении копии документа Этот реквизит придает копии документа юридическую силу. Отметка о заверении копии документа состоит из слова "Верно", наименования должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью. Отметка об исполнителе документа Реквизит обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения каких-либо вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию или фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона. Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Этот реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования, в справочных целях. Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле. Реквизит включает следующие элементы: 1 слово "В дело"; 2 номер дела, в котором будет храниться документ можно с указанием года ; 3 при отсутствии копии - ссылку на номер и дату ответного документа если таковой имеется , который свидетельствует об исполнении; 4 подпись исполнителя документа; Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

Отметка о поступлении документа в организацию Данный реквизит проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа и включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Отметка о поступлении документа в организацию размещается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа. Идентификатор электронной копии документа Идентификатор электронной копии документа - это отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.

Разновидностью современного литературного русского языка является официально-деловой стиль документа, который и используют специалисты в сфере управления предприятием. Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных для деловых документов, они не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Язык служебных документов имеет некоторые особенности. Необходимыми качествами документов являются полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок.

Основная задача составителя документа - предельно четко отразить сведения, имеющие или приобретающие правовую силу. Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. Очень часто в документах встречаются речевые ошибки, связанные с незнанием значения слова.

Смысловая точность речи - одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста, поэтому важно правильно употреблять отдельные слова и словосочетания. Паронимы - близкие по звучанию однокоренные слова, отличающиеся значением: гарантированный - гарантийный, поместить - разместить, представить - предоставить.

Правила оформления документов

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами. Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно — это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляют особые требования: - однозначность используемых слов и терминов; - нейтральный тон изложения; - соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения; - смысловая достаточность и лаконичность текста.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой — лишает или снижает их юридическую и практическую значимость. Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, то есть использованием слов согласно их значениям.

Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением, например, представить — предоставить и т. Крайне нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов. Область применения профессионализмов — это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой.

При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов: - дать официальное определение термина, например: факторинг — продажа права на взыскание долгов; - уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например: невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом ; - убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в восприятии текста документа может вызвать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка — немотивированное употребление иноязычных слов вместо существующих для обозначения понятий привычных слов, например: паблисити вместо реклама, эксклюзивный вместо исключительный. В документах не должны использоваться слова и выражения, вышедшие из употребления архаизмы и историзмы. Основное требование к информационному насыщению документа — это целесообразное количество включаемой коммуникативной задачи — убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и так далее.

Избыточность, разнородность включаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а следовательно, снижает его эффективность, убедительность.

Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй — выводы, просьбы, решения, распоряжения и так далее.

Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняемые сведения: Направляем подробное описание автоматических систем управления.

Получение просим подтвердить. В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли темы к другой. К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах.

Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам: 1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово словосочетание по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.

Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме традиционных текстовых сокращений. Правила и стандарты сокращений приведены в ГОСТ. При составлении документов особое значение имеют реквизиты — обязательные признаки, элементы, установленные законом или распорядительными положениями документа.

Реквизит строго закреплен за определенным местом на бланке, листе. Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документов. Реквизитами являются: 2. Эмблема организации или предприятия. Наименование министерства или ведомства.

Наименование учреждения, организации или предприятия. Наименование структурного подразделения.

Оформление текстовых документов: новые требования ГОСТ

Письменные формы деловой коммуникации помогают становлению и развитию бизнеса, показывают сильные и слабые стороны профессиональной подготовки специалистов компании. Ошибки при составлении деловой документации Ошибка 1. Нет структуры документа. Любой официальный документ должен быть составлен в соответствии со строгой внутренней структурой: краткое вступление, суть основной, главной части и одно-два предложения заключения.

При этом весь текст необходимо четко структурировать, разделив его на легко читаемые абзацы. В деловом письме следует обращаться к конкретному должностному лицу, указав его фамилию, имя, отчество и должность. Ошибка 2. Использование сленговых выражений и неофициальной стилистики. Вся официальная документация стилистически оформляется в строгом соответствии с принятым этикетом, который отрицает применение разговорного, фольклорного или неофициального языка.

Если стиль выбран верно, такой документ быстро достигает поставленной цели. Если в тексте документа необходимо употребление малоизвестных оборотов речи или заимствованных слов, их необходимо расшифровать, дать подробный перевод, уточнить смысл предложения. Ошибка 3. Неверное оформление документа. Согласно стандартизации деловой переписки документы должны быть оформлены на фирменных бланках компании, как части бренда. Однако в некоторых случаях такое официальное оформление может быть заменено на скрепление документа печатью и подписью руководителя.

Неаккуратно оформленные документы, изобилующие орфографическими, синтаксическими и стилистическими ошибками, не имеют права на жизнь, поскольку резко снижают реноме компании-отправителя документа.

Кроме того, в каждом деловом документе должны быть указаны точные реквизиты, даты, фамилии руководителя и исполнителей, адрес компании. Официальные требования к оформлению документов подчиняются строгим канонам стандартов и нормативов. Отсутствие хотя бы одного из структурных элементов может значительно усложнить судьбу подготовленного документа.

Ошибка 4. Нарушение делового этикета. Каноны служебного этикета требуют, чтобы документы были подготовлены на основании точно выверенных фактов, содержали объективную и легко доказательную информацию и были убедительными. Несмотря на то, что деловой документ грешит сухостью и официальностью, он обязан быть составлен по всем правилам вежливости и уважительности, в том числе объяснительные записки, претензии, исковые заявления, требования об оплате и другие служебные документы с негативной окраской.

Ошибка 5. Неэффективная подача информации. В ходе деловой переписки и внутреннего ведения документооборота важно грамотно отразить информацию, чтобы составленный документ достиг своей цели. Для этого необходимо иметь навыки владения психологическим присоединением к адресату, либо его дистанциированием, грамотно распределять ответственность за результат и подавать негативную информацию в позитивном ключе.

Главное правило ведения деловой документации: в отношениях среди сотрудников и клиентов всегда должно быть достигнуто взаимопонимание. Дипломатическая подача материала в документальном оформлении — настоящее искусство делопроизводства. Ошибка 6. Слишком длинный или слишком короткий документ. Чувство меры в оформлении официальной документации может помочь избежать многословия или чрезмерной краткости.

В первом случае неструктурированная подача информации играет отрицательную роль и своеобразно, весьма негативно характеризует составителя документа. Беспорядочность изложения мыслей и многословность побуждает отложить документ, либо оправить его прямиком в корзину.

Слишком краткая подача материала, не раскрывающая сути проблемы, так же не достигает поставленной цели. Одно из правил составления делового документа — минимум слов при максимуме информации.

Ошибка 7. Разнообразные формы при подготовке одного и того же документа. Если служащий упражняется в изяществе речи и практикуется в словесности перед коллегами и партнерами, составляя каждый раз абсолютно разные по форме и содержанию приказы, письма или договоры, понять подобный креатив бывает довольно трудно. Единообразный стиль изложения и шаблон при составлении, к примеру, внутренних распоряжений помогает быстрее понять их суть и приступить к выполнению. Ошибка 8. Перегруз текста номенклатурной лексикой и аббревиатурами.

Узкоспециализированные тексты могут содержать общепринятые сокращения, понятные обеим сторонам — отправителю и получателю. Экономические, юридические, технические термины в официальном деловом стиле допустимо писать в сокращении. Однако такие сокращения уместно применять в тексте не чаще двух-трех раз, при этом в первом случае в скобках необходимо дать расшифровку аббревиатуры. Ошибка 9. Бесцельность подготовки документа.

Такими ошибками грешат формальные клишированные договоры, шаблонные корпоративные книги продаж, письма-поздравления клиентов и тому подобное. Подготовка документа всегда должна начинаться с четко обозначенной цели: привлечь чье-то внимание, указать на несоответствие, выразить признательность, несогласие, протест, подписать или продлить партнерские отношения, побудить к какому-то конкретному действию. Размытость текста и бесцельность составления официальных документов крайне негативно характеризуют компанию и исполнителя.

Такой формализованный подход способен снизить авторитет организации среди партнеров и клиентов. Ошибка Документ не вызывает позитивного отклика. Официальные бумаги составляются с определенной целью: напомнить, утвердить, получить, пригласить, предупредить и так далее. Любая из этих целей обязана нести в своем ядре позитив и созидание. Если документ составлен в оскорбительной и унизительной форме, даже приказ об увольнении, рекламации о возмещении убытков или требование о немедленном возврате долга, он не достигнет своей цели и породит вражду, ответный негатив.

Наука составлять дипломатичные и грамотные документы с заложенным нужным отправителю ответом постигается лишь на практике, с использованием знаний вежливых речевых модулей и средств выразительной стилистики.

Несколько советов при составлении документов 1. Текст документа требует подготовки, разработки плана и структуры. Далее текст структурируется, из него убирается все лишнее, ненужное. Сокращение не должно касаться содержания документа, основной его сути. После того, как официальная бумага будет составлена, ее нужно несколько раз внимательно прочесть, в том числе вслух. Вычитка текста поможет выявить нарушение стилистических оборотов письменной речи, покажет слабые места документа.

Последняя проверка документа перед отправкой по назначению состоит в том, что визуально проверяется структура оформления, соответствие ее стандартам делопроизводства. Только так можно достичь главной цели документа — донести структурированную важную информацию до сотрудников или клиентов. Культура письменной деловой речи — часть общей культуры человека. Освоить навыки делового письма и составления официальных документов можно на практике, изучая чужой опыт , делая собственные погрешности.

Автор статьи искренне надеется, что перечень наиболее частых ошибок оформления документации поможет их избежать всем читателям этой статьи.

Бывают случаи, когда документ необходимо отправить сразу в несколько однородных организаций.

Документы организации: учитываем новый стандарт Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.

Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье. Правила оформления документов и их значение Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле — расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами. Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации: положения о документообороте; правила; регламенты. Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей.

Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов. Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо: в целях обеспечения юридической силы документа; для оперативной обработки документа; для оперативного поиска документа; для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ. Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства.

Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком: Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа бумажный, электронный , порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки — в цифрах, с выделением важных нюансов. Состав реквизитов. Первая группа включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера.

Вторая группа объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. Третья группа — это реквизиты заголовка текста и сам текст.

Четвертая группа — различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе.

К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны: схема расположения реквизитов документа на титульном листе; образцы бланков документов организации с расположением реквизитов. На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7. Вот эти важные моменты: Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования 10 мм от верха листа.

Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу. Обращение к адресату. Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.

Печать организации. Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание.

В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Общие нормы и правила оформления документов

Наиболее употребительными из них являются: По характеру информационных связей предприятия: внешние — нормативные документы вышестоящих органов налоговой службы, органов соцзащиты , а также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций; внутренние — документы, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия. По назначению в процессе управления: организационные — устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников; распорядительные — приказы, распоряжения и решения по основной деятельности. К ним относятся приказы по личному составу о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. По направленности документопотока: входящие — поступившие от других организаций; исходящие — документы, которые отправляются другим организациям; внутренние — имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию для решения внутрипроизводственных задач.

Документы организации: учитываем новый стандарт Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Знак восклицания ставится в обязательном порядке. Например: Уважаемая Светлана Игоревна! Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию; Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией; Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой; Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. Любая уточняющая и удостоверяющая информация печать, номер дела только приветствуется; Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием: Согласовано, отказано, не возражаю; Подпись; Дата; Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм. Советы для тех, кто хочет следовать ГОСТу Чтобы точно следовать стандартам оформления бумаг, прежде всего следует ознакомиться с текстом регулирующего документа, поскольку в нем можно найти не только правила составления текста, но и наглядные схемы, готовые бланки. Эта информация особенно пригодится в том случае, если в компании вообще нет собственных шаблонов и локальных требований. Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении. Бланки в электронном формате должны заверяться цифровой подписью и иметь защиту от изменений. Несмотря на диспозитивность в использовании унифицированных стандартов оформления документов, применение правил ГОСТа способствует повышению авторитета, поскольку они давно закреплены в обычаях делового оборота и указывают на соблюдение корпоративного этикета.

ГОСТ для оформления документов: для чего и когда следует придерживаться правил. ГОСТ на оформление текстовых документов – свод правил, позволяющий каждому участнику правоотношений придерживаться унифицированного образца при составлении обращения в адрес третьего лица. Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности. Разрабатывая унифицированные требования для документов, законодатель прежде всего преследовал следующие цели: Единство док.

Общие правила составления и оформления документов

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами. Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно — это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляют особые требования: - однозначность используемых слов и терминов; - нейтральный тон изложения; - соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения; - смысловая достаточность и лаконичность текста. Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой — лишает или снижает их юридическую и практическую значимость. Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, то есть использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением, например, представить — предоставить и т. Крайне нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов.

Документооборот. Требования к оформлению документации

.

Требования к оформлению документов по делопроизводству

.

Новый гост для оформления документов

.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Викентий

    Вывод напрашивается сам собой: не нужно регистрировать ни предпринимателя, ни юр.лицо Правильно, Тарас???

  2. Бронислава

    Спасибо, Антон, за Ваши видео.

© 2018-2020 portalgryazi.ru